Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de Atletiek Vereniging Castricum

(vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 01-11-2010)

Bestuur:

1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het Dagelijks Bestuur.

2. Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.

3. In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan.

4. Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een
meerderheid der aanwezigen voor het voorstel stemt. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

5. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het Dagelijks Bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter kiest het bestuur uit haar midden een vervangend voorzitter.

6. Naast wat is bepaald in art.9 lid 3 van de Statuten verdeelt het bestuur de overige taken in onderling overleg.

7. De secretaris onder andere is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuurs- en dagelijks-bestuursvergaderingen alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergaderingen (agendering, convocaties, notulen e.d.). De secretaris coördineert de informatie betreffende verenigings- en bestuursactiviteiten in en buiten de vereniging. Het secretariaat fungeert als postadres voor instanties in en buiten de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en houdt tevens het archief van de vereniging.

8. Voor elke Algemene Vergadering (AV), bedoeld in art. 14 lid 2 van de Statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een 2e penningmeester en/of een financiële commissie.

9. Het in art. 8 lid 5 van de Statuten genoemde rooster voor bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden.

10. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 7 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandidaten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door tenminste 10 stemgerechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat ondertekende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.

11. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de
kascontrolecommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. De kascontrolecommissie kan naar aanleiding van dit verslag een nadere onderzoek instellen. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende AV aftredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze AV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid.

12. Het bestuur vergadert zo vaak als zij nodig acht.

13. Het bestuur kan besluiten dat bestuursleden commissievergaderingen bijwonen.

14. Van alle bestuurs- en dagelijks-bestuursvergaderingen worden notulen gehouden die na goedkeuring worden gedateerd en ondertekend door voorzitter en secretaris.

15. Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserende als een uitvoerende taak.

16. Alleen meerderjarigen kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging.

17. De meerderheid van het bestuur dient lid te zijn van de vereniging.

Commissies:

18. Het bestuur kan zich in haar taken laten bijstaan door commissies en/of functionarissen die daartoe in het leven worden geroepen. Vaste commissies zijn de technische sommissie, de wedstrijdcommissie, de jeugdcommissie en de kascontrolecommissie.

19. De leden van de kascontrolecommissie mogen géén bestuursfunctie bekleden. De kascontrolecommissie bestaat uit tenminste twee leden. Elk jaar treedt één van de leden af en is niet terstond herkiesbaar. De commissie brengt uiterlijk 48 uur voor het houden van de algemene jaarvergadering rapport uit aan het bestuur over het beheer van de penningmeester, zodat dit rapport ter kennis van de leden kan worden uitgebracht. De kascommissie controleert verder zo vaak zij zelf of het bestuur dat nodig acht.

20. De benoeming van commissies en/of functionarissen, behoeft goedkeuring van het bestuur en kan te allen tijde door het bestuur ongedaan worden gemaakt. De taken worden in onderling overleg met het bestuur vastgesteld.

21. Het bestuur of de Algemene Ledenvergadering kunnen voor speciale doeleinden een
commissie benoemen van tijdelijke aard. Taken en aantal leden worden vastgesteld door de instellende instantie. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven.

22. Alle commissies, zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

23. Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over z’n werkzaamheden aan het bestuur, op een door het bestuur vast te stellen tijdstip.

24. Jaarlijks wordt op de Algemene Vergadering een commissie bestaande uit 3 of 5 personen benoemd, die zich voor de volgende AV zal bezighouden met de toekenning van de waarderingsbeker(s). Deze bekers worden jaarlijks toegekend aan personen binnen de vereniging die zich al dan niet in het kader van zijn/haar taken bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.

Clubblad:

25. De vereniging heeft een verenigingsorgaan, genaamd “De Duinloper”. Daarnaast heeft de vereniging een website. Het bestuur kan hierin/hierop te allen tijde artikelen plaatsen die haar dienstig voorkomen.

26. De website en “De Duinloper” vallen onder de verantwoording van de secretaris van het bestuur. “ De Duinloper” verschijnt in principe 11 keer per jaar.

Lidmaatschap:

27. Met betrekking tot art. 4 van de Statuten geldt dat aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent ook één der ouders of voogden.

28. Adreswijzigingen dienen schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld.

Wedstrijden:

29. Deelnemers aan wedstrijden zijn verplicht in clubtenue uit te komen. Dit clubtenue bestaat uit: oranje shirt en witte broek.

30. Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden inschrijfgelden te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn.

31. Het bestuur kan entreegelden heffen voor wedstrijden.

Algemene vergadering (AV):

32. In aanvulling op het in art. 14 lid 2 van de Statuten bepaalde, zal het bestuur tenminste zes weken tevoren aankondigen wanneer en op welke locatie een algemene vergadering zal worden gehouden. Deze aankondiging zal vergezeld gaan van de voorgestelde agenda.

33. Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde AV. Zij dienen dit voorstel schriftelijk tenminste 3 weken vóór de AV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging. Het bestuur zal de definitieve agenda van de AV tenminste 14 dagen vóór de vergadering kenbaar maken aan de leden.

34. Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de AV na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen.

35. In aansluiting op art.16 lid 5 van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.

36. Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering.

37. Een minderjarig lid kan worden vertegenwoordigd door één der ouders of voogden, die namens het minderjarige lid stemrecht, het recht van amendement en het recht tot het doen van voorstellen heeft.

38. Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend.

39. Benoemingen geschieden en besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid der stemmen, tenzij de statuten anders bepalen. Bij staking van stemmen over personen heeft een nieuwe vrije stemming plaats; staken de stemmen weer, dan beslist het lot. Staken de stemmen over een voorstel, dan is het verworpen.

Geldmiddelen:

40. In aansluiting op artikel 12 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere
gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.

41. In aansluiting op artikel 14 lid 5f van de Statuten doet het bestuur in enig boekjaar aan de AV een voorstel over de bestemming van een voor- dan wel nadelig saldo van de jaarrekening.

42. Het bestuur mag geen geldleningen sluiten waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag van boven de € 5.000 zonder toestemming van de AV.

43. Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid.

Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement:

44. Wijzigingen of aanvullingen van dit HR moeten door de AV worden goedgekeurd met een meerderheid van tenminste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.

45. In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.

Reacties zijn gesloten.